Un workflow efficiente parte da una corretta gestione dei documenti. L’archiviazione dei file tramite un sistema di gestione documentale è fondamentale per tenere traccia non solo del lavoro svolto, ma anche per evitare eventuali sanzioni o problemi legali.
Conservare i documenti digitali in modo adeguato è, dunque, un processo necessario per garantire il regolare funzionamento della propria azienda, grande o piccola che sia. Attualmente esistono numerosi strumenti e trucchi da impiegare per rendere il tutto meno complicato e ridurre al minimo confusione e disorganizzazione.
Documenti da conservare e tempistiche legislative
Nell’introduzione abbiamo accennato alla necessità di conservare tutti quei documenti che ricadono nella definizione di “documenti fiscali”, cioè:
- Fatture
- Ricevute
- Libri contabili
- Bilanci
- Dichiarazioni dei redditi
Ognuno di questi deve essere tenuto nei propri archivi per un periodo di tempo minimo secondo le normative vigenti. L’articolo 2220 del Codice Civile, infatti, stabilisce che le imprese debbano conservare per 10 anni, contando dall’ultima registrazione, tutte le scritture contabili e le fatture emesse.
Altre tipologie di documenti vanno, invece, conservate per 3-5 anni, come le dichiarazioni dei redditi o la documentazione relativa l’IVA. Per quanto riguarda i contratti, i datori di lavoro sono tenuti ad averne in archivio una copia firmata per almeno 5 anni post risoluzione.
Sistema documentale: Archiviazione cartacea e digitale
Quello definito come dematerializzazione, è un procedimento che tocca ormai sia aziende private che la pubblica amministrazione. La gestione elettronica documentale e la conservazione dei file secondo i principi di autenticazione, immodificabilità e reperibilità sta prendendo, dunque, sempre più piede, facendo diventare i faldoni pieni di fogli solo un ricordo del passato.
Non è comunque obbligatorio digitalizzare alcuni documenti se originariamente cartacei. Basta che questi siano conservati adeguatamente in modo da garantirne una pronta e corretta consultazione. I documenti cartacei, infatti, devono essere custoditi in luoghi che ne assicurino la giusta salvaguardia da tempo e agenti atmosferici al fine di rimanere intatti durante tutto il periodo di tempo imposto dalla legge per la loro conservazione.
Gestione elettronica
Archiviare documenti fiscali, aziendali e i contratti in forma cartacea richiede sicuramente più spazio e una particolare cura nella scelta del luogo in cui farlo. La conservazione elettronica sembra, quindi, un’alternativa ben più comoda e funzionale, sebbene considerarla del tutto priva di insidie sarebbe un errore.
Infatti, anche nell’archiviazione digitale possono sorgere delle complicazioni se non si sa esattamente cosa fare. Innanzitutto, così come sono presenti delle linee guida da seguire per la conservazione dei documenti cartacei, anche quelli tenuti nei propri archivi digitali devono rispettare i criteri di:
- Autenticità
- Integrità
- Affidabilità
- Leggibilità
- Reperibilità
Organizzazione
Tutti i documenti aziendali, come contratti di lavoro, report, brief o piani di management, così come quelli fiscali, devono essere indicizzati e organizzati nel modo più ottimale possibile per assicurare una facile consultazione al momento necessario e mantenere alta l’efficienza lavorativa.
Esistono diversi approcci, in base al tipo di file o di azienda, che si possono seguire per una corretta archiviazione. Ad esempio, si potrebbe optare per un’organizzazione basata sul tipo di documento, conservando in modo separato i file relativi alla situazione fiscale, aziendale, agli impiegati e così via.
O, ancora, si potrebbe preferire classificarli secondo l’anno in cui sono stati compilati, firmati o emessi. Detto ciò, al di là di come si scelga di procedere, è altrettanto importante avere in mente una gerarchia chiara su chi si dovrà occupare dell’organizzazione, della conservazione e su chi può avere accesso o modificare i vari documenti.
Gestione documenti aziendali: Compilazione e conservazione dei contratti
Come già detto, i documenti aziendali come i contratti di lavoro dovrebbero essere conservati almeno per 5 anni. Una gestione ottimale di questi inizia, però, molto prima.
Sono sempre di più le aziende che optano per la compilazione digitale con firma elettronica al fine di ridurre al minimo il loro l’impatto ambientale, ma anche per semplificare tutto il processo di archiviazione elettronica che avverrà in un secondo momento.
Lavorare coi PDF
Il formato più scelto per questo tipo di attività è il PDF, poiché si presta meglio di altri alla condivisione essendo possibile aprirlo da ogni tipo di device o piattaforma. Inoltre, esistono numerosi strumenti che consentono di apporre la propria firma elettronica autenticata per assicurare la validità legale.
Ma come compilare un PDF del genere? I contratti hanno molteplici campi che vanno riempiti, oltre alla semplice firma. Sono disponibili svariate alternative per la loro compilazione persino direttamente online. Come PDF Guru che permette di modificare un contratto ricevuto per poter inserire i dati richiesti e poterlo poi sottoscrivere regolarmente.
Inoltre, tool simili consentono anche di proteggere tali documenti tramite una password, rendendo impossibile modificare in seguito il contratto salvo la concessione delle autorizzazioni necessarie.
Una volta compilato e firmato il contratto di lavoro, si può passare poi alla sua archiviazione secondo lo schema organizzativo scelto e nel rispetto delle leggi relative alla sicurezza della conservazione e gestione dati personali.
Tiriamo le somme
Impiegare strumenti adeguati alla gestione dei documenti fiscali e aziendali è essenziale per garantire la conformità con le attuali normative vigenti in materia, ma non solo. Investire tempo e risorse in una corretta archiviazione digitale è un must se si vuole essere effettivamente più competitivi sul mercato, nonché più produttivi.
